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檔案整理技術服務公司

時間:2022-09-26 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  檔案是反映各項工作的重要載體,檔案整理技術服務公司做好檔案整理移交工作有助于推進檔案規范化、標準化管理,提高檔案服務和利用功能。為及時完整積累寶貴檔案史料,根據上級通知要求,多點推進、多措并舉,全力推進檔案歸集和整理工作。

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  檔案整理技術服務公司涉密檔案整理歸檔制度

  凡是本局黨務、群團、行政管理活動中形成的,具有查考利用價值的絕密、機密、秘密及內部文件均屬涉密檔案歸檔范圍。

  一、歸檔要求

  1、歸檔的涉密文件材料要齊全、完整,準確,應歸檔的文件材料的份數及每份文件的簽發稿、附件和與本文有關的批示等附屬材料,均應齊全、完整。

  2、歸檔的涉密文件材料原則上應為原件,字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。

  3、所有涉密文件材料按年度歸檔,并遵循涉密文件的自然形成規律,保持涉密文件的原貌和完整,準確劃分歸檔文件的保管期限。

  4、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目,使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫,也可進行打??;檔案目錄應當手工制作或用專用保密計算機打??;備考表和檔案目錄一律使用A4規格紙張。

  二、歸檔時間

  需歸檔的涉密文件應在文件辦理完后及時整理歸檔。

  成立檔案整理移交領導小組。由單位負責人任組長,分管領導親自抓,抽調13名工作人員組成工作組,集中做好檔案整理移交工作。并邀請縣檔案館3名專業人員進行現場業務指導,對文書檔案、會計檔案等有關檔案按照“存量數字化、增量電子化”的要求進行指導。

  落實檔案移交責任制。堅持“誰經辦,誰負責”的工作思路,對于各科室、局屬各單位在日常工作中形成資料由各科室認真檢查、核對、鑒別、審核。對破損、缺失的材料及時更新補充,對經鑒別不需要歸檔的材料及時退回留存。確保待移交的檔案材料真實、完整、規范、統一確保材料完整后移交檔案工作組。

  堅持多點推進。機構改革后,縣發改局接收了原物價局、糧食局、能源中心的檔案,檔案移交整理工作時間緊任務重。為全力推進,提前完成的工作要求,縣發改局按原屬單位、細分為文書、政工、財務、業務等檔案類別,同時開工,多點推進,確保提前完成工作任務。

  下一步,縣發改局將以此次檔案整理移交工作為契機,通過檔案整理移交工作,提升檔案工作人員的業務水平,實現檔案整理工作日?;?、規范化、制度化,促進檔案管理工作再上新臺階。

  三、涉密檔案整理

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  涉密檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法,以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。同一形成年度不同保管期限(參照《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》,將歸檔涉密文件劃分為永久、30年、10年三種保管期限)的涉密檔案編一個流水件號。

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  每“件”單獨裝訂,大張的文件要折疊,殘破的文件要修補裱糊,定為永久和30年保管期限的文件去除易生銹的金屬物后,薄的采用不銹鋼釘裝訂,厚的采用”三孔一線”方法裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在后;原件在前,復制件在后;轉發件在前,被轉發件在后;文件處理單在前,文件在后。

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  沒有編頁碼的文件,以“件”為單位對有效頁面編連續頁碼,正面編于右上角,反面編于左上角,本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼;1份文件各部分(如收、發文處理單和定稿)已有獨立正確頁碼時不用再編頁碼,合并計算其總頁數即可。編頁號時采用打碼機。

 ?。ㄋ模┥w檔號章

  每“件”加蓋檔號章,檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章,可蓋在文件首頁左下方空白處,如上下方都不夠位置,可另加白紙封面。

  檔號章可用手寫蓋章,也可打印,要求工整。

  全宗號:市××局全宗代碼

  類別:涉密檔案大類代字

  期限:文件保管期限代號(永久為1,30年為4,10年為5)

  年度:文件形成年度

  件號:文件在該年度同一保管期限內的排序號

  頁數:文件總頁數

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  應用涉密計算機或手工書寫編制“歸檔文件目錄”(參照文書檔案)一式兩份,其中一份隨歸檔文件裝入相應檔案盒內,一份用于編制《涉密檔案目錄》,用牛皮紙等軟皮裝訂,與涉密檔案一起存放。不同年度不同保管期限的歸檔文件目錄可裝訂在一起,不同年度、不同保管期限之間用彩色紙隔開。

  《檔案目錄》包括“歸檔說明”和“歸檔文件目錄”兩部分,裝訂時“歸檔說明”放“歸檔文件目錄”前面?!皻w檔說明”內容包括歸檔文件的完整程度、歸檔數量、存在問題等。

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  將整理好的單份歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒中,并填寫檔案盒背脊、盒內備考表。一個年度內的歸檔涉密文件數量少時,一個檔案盒內可裝入不同年度、不同保管期限的歸檔涉密文件。其檔案盒脊背年度填寫起止年度,起止件號不填。

  電子文件歸檔的含義

  電子文件的歸檔是指將具有保存價值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。歸檔后的電子文件獲得了“檔案身份”,需要在一個相對獨立的物理或邏輯空間存儲和管理,以免被篡改、丟失或損壞。

  電子文件歸檔與實體文件歸檔并沒有本質上的區別,從電子文件生命周期全過程看,電子文件歸檔雖然不完全像傳統實體檔案歸檔一樣,載體一定要從形成部門轉移到檔案部門進行集中管理,即不一定實現實體轉移,但是歸檔作為一個獨立的工作環節,意味著管理要求、管理方法與管理權限的改變。

  當然,電子文件自身的技術特征、多種多樣的載體形式以及計算機管理系統的特殊要求,使得電子文件歸檔的方法發生了一些變化??傮w來說,電子文件的歸檔工作要比紙質文件的歸檔工作更為復雜。

  電子文件的歸檔方式

 ?。?)按照電子文件實際的存儲位置,電子文件歸檔方式包括邏輯歸檔與物理歸檔。

  物理歸檔是一種類似于傳統實體文件的歸檔方式,業務部門把電子文件通過網絡或者下載到可脫機保存的載體上,保存進電子文件管理系統,這個系統通常由檔案部門負責維護管理。邏輯歸檔是指具有檔案價值的電子文件在歸檔之后仍然存儲在業務系統中,通常要求將其元數據移交到電子文件管理系統中,檔案部門也可以委托業務部門對這些歸檔文件進行保管和提供利用,并對其管理工作進行指導和監督。

 ?。?)按照歸檔電子文件的傳輸方式,電子文件歸檔方式分為在線歸檔與離線歸檔。

  在線歸檔是指通過計算機網絡,將電子文件及其元數據向電子文件管理系統(檔案部門)移交。邏輯歸檔必然是在線的。離線歸檔是指將電子文件及其元數據存儲到可脫機存儲的載體上,向電子文件管理系統(檔案部門)移交。當電子文件的形成系統沒有在線歸檔功能,或者當電子文件形成機構與電子文件歸檔管理機構不同時,較多地采用離線歸檔的方式。

  電子文件歸檔范圍

 ?。?)在行使本機構職能活動(包括專門職能和通用職能)過程中形成的、有紙質對應物的電子文件??蓞⒄請绦袀鹘y實體檔案歸檔范圍的相關規定,如國家檔案局關于《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的規定和其他有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規定。對于需要保存草稿及過程稿的電子文件,需要按照版本管理的要求添加版本號,并同正本一并歸檔。

 ?。?)在行使或拓展本機構職能活動過程中,利用新的應用系統產生的無紙質對應物的新類型電子文件。如網站、電子郵件系統、微博系統中生成的電子文件。

 ?。?)有助于保證電子文件長期真實、完整、可用、安全的其他相關信息。如電子文件的元數據、說明性材料等。

 ?。?)在雙套制的情況下,需要歸檔電子文件及其相關紙質文件,并在電子文件管理系統或檔案管理系統中建立二者的關聯。

  歸檔電子文件的質量要求

 ?。?)真實性。要求歸檔電子文件必須是當時當人當事形成的,版本準確。在歸檔時需要由電子文件形成部門對歸檔電子文件內容的可靠性、稿本的準確性以及雙套文件的一致性確認。歸檔時經過格式轉換的文件,如果發生形式上的變化,需要認定這種變化不影響電子文件內容的真實。

 ?。?)完整性。要求歸檔電子文件及其相關文件齊全,元數據完備,且文件與相關文件、元數據的連接手段有效。具體包括:傳統意義上的文件及其關聯文件齊全,如正文和附件、請示與批復等;保證描述電子文件及其形成過程的元數據齊全完整;根據具體情況收集電子文件長期可用性的特殊軟件及硬件等。

 ?。?)可用性。要求歸檔電子文件盡可能采用符合要求的標準格式,能夠被打開并有效表現所載內容;此外,歸檔文件還必須經過整理,文件命名符合要求,關鍵詞揭示主題特征,以方便日后查詢利用。

  雙套制歸檔

  雙套制是針對同樣內容的文件,同時存在電子文件和實體文件兩套文件形式。雙套制是信息技術應用過程中出現的一種普遍現象,存在多種可能的情況,比如電子文件打印成紙質文件,兩者完全一致;紙質文件掃描成電子文件,兩者完全一致;電子文件和紙質文件內容一致,但是紙質文件有簽字蓋章,電子文件沒有簽字蓋章等混合狀態。

  雙套制歸檔特指內容相同的文件的電子版和紙質版同時歸檔,主要包括如下兩種情況:

 ?。?)先形成紙質文件,之后根據辦理、存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本,這就是紙質文件的數字化過程。紙質文件的數字化一般有兩個時間點:一是在業務活動過程中對紙質文件實施數字化,如收文的數字化、保險合同的數字化等。二是歸檔之后的數字化,主要針對辦理完畢并且履行了歸檔手續的紙質文件。

 ?。?)在業務活動中用計算機直接生成電子文件,之后將電子文件轉換成紙質文件。這種轉換也有兩個時間點:一是電子文件創建(制作、接收、拍攝等)之后立即打印輸出,此后兩個版本的文件同時流轉、辦理,或者其中之一單獨流轉、辦理;二是電子文件在歸檔時打印輸出。即文件以電子的形式獨立完成全部流轉、辦理過程,只在歸檔時為電子文件制作拷貝(紙質文件或和縮微件)。

  在不同的雙套情況下,電子文件管理的要求不盡相同。比如在業務過程中被數字化的文件在歸檔時需要同時提交一些業務元數據,而歸檔之后才數字化的文件不會攜帶此類元數據。

  不論哪種情況,電子文件歸檔時都要滿足真實、完整和可用的要求,并且與相應紙質文件內容保持一致并建立關聯。

  電子文件的歸檔時間

  電子文件的歸檔時間有兩種:實時或定期

  實時歸檔是指電子文件形成后即刻歸檔,定期歸檔是指按照機構有關規定,在電子文件形成一段時間后再向檔案部門移交?!峨娮游募芾頃盒修k法》規定:“電子文件歸檔應在第二年6月底前完成。特殊類型的電子文件,如CAD文件,財務電子文件,可以參照專門文件的歸檔時間并結合電子文件的特點確定其歸檔時間?!睂崟r歸檔一般都采取在線歸檔方式,定期歸檔可以是在線的也可以是離線的。

  根據業務需要和電子文件管理要求選擇適宜的歸檔時間點。例如電子公文可以在流轉或發送完畢之后立即歸檔,工程文件則可在工程或子工程結束之后歸檔。

  在雙套制歸檔過程中,電子文件最好與紙質文件同時歸檔。很多單位中電子文件可以實時歸檔,而打印出來的紙質文件可能是定期歸檔。在這種情況下,可將實時歸檔的電子文件先放入暫存區,在紙質文件歸檔時一并正式歸檔,以保持文件之間的一致性和關聯性。

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