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檔案整理外包服務公司

時間:2022-09-22 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  近年來,各企業檔案數量呈爆發性增長,越來越多的檔案量導致企業不得不花更多的時間整理,花費較高的費用租賃檔案室和聘請專業人員管理,相比之下,企業選擇與檔案整理外包服務公司合作進行檔案外包可以有效解決傳統的檔案管理人力需求大、投資成本高、儲存空間不足等多方面問題,促進檔案管理工作更加簡單、便利、科學、嚴謹。

檔案整理外包服務公司

  檔案數字化加工是實現檔案事業可持續發展的基礎和條件,隨著檔案數字化掃描工作的不斷推進,檔案整理外包服務公司已經是檔案管理的重要組成部分,進而如何有效提升中介機構承攬檔案外包服務的科學性、規范性,切實提高服務的質量和水平也成為了檔案數字化項目的關鍵環節之一。

  一是注重檔案服務行業規范。規范和提升檔案服務外包行為是新形勢下檔案工作的重要組成部分,檔案中介服務機構要嚴格遵守新修訂檔案法等法律法規,高質量做好檔案整理與數字化加工工作。

  二是強化管理體系。強調在服務過程中要嚴格人員和合同管理,落實安全保密責任,守法,做好檔案整理與數字化加工過程中的安全工作。檔案整理外包服務公司主動加強與合作方相關負責人的對接,遇到問題要及時溝通交流共同解決困難。

  三是加強質檢人員培訓,在掃描完成后保證檔案掃描質量,盡可能地減少差錯率。

  我國檔案外包行業逐漸擴大,檔案外包公司為了達到較好的檔案外包管理效果,企業在選擇外包機構時也應考慮以下幾個問題:

  一、資質與規模

  企業在選擇與自己合作的外包公司時需要一定的標準,建立必要的門檻,從而保證檔案安全。

  首先要考察公司的資質,很多企業在選擇檔案外包公司時,只審核基本資料,比如工商登記證書、稅務登記證,稍微重視檔案管理的企業會查看當地檔案管理局的備案登記證,然而這些是遠遠不夠的,還要重點考察承包單位的內部管理機制,是否能夠全面保證檔案的實體安全和信息安全。

  另外,員工人數、經營范圍、庫房規模也是必要的考察點,承包業務在經營范圍內,庫房達到國家檔案館建筑設計標準和“十防”要求的外包公司。

  二、管理與技術

  要考察檔案外包公司的管理水平,除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規范培訓外,還可以在庫房參觀時從現場了解員工紀律是否嚴肅、環境是否整潔、操作是否規范、安全是否有保障等多方面來判斷,如果庫房管理狀況良好,管理制度得到了有效落實,這樣的外包公司相對更讓人放心。

  隨著科技的發展與應用,專業的檔案管理公司擁有自主研發的核心技術,從檔案的整理、裝箱、交接、消毒、上下架、調閱到日常的管理維護,每個環節都有特定的技術指標與規范要求。因此,企業在選擇外包公司時,檔案管理部門可要求外包公司提供相應的技術文件,重點考察公司對各環節的具體實施方法。

  值得一提的是目前國內市場上先進的檔案管理公司還利用科技技術打造了無人庫房,庫房內采用全自動立體貨架箱式存儲,不僅檔案存儲空間環境和安全性大幅度提升,庫房內還采用檔案管理機器人系統,檔案箱在立體貨架上的出庫、入庫均通過機器人進行處理,避免人為因素造成檔案破壞。

  三、溝通與權責

  很多企業與檔案外包中介機構簽訂合同時對業務中可能涉及的服務價格沒有一一明確,從而導致成本失控。對外包服務過程中各項行為規范,雙方所負的義務和責任,數據資料內容的保密和檔案實體的保護要求也沒有做出清晰規定。此外,合同中經常會遺漏如遭遇外界環境的災害時應急措施與責任認定等相關條款,對于檔案外包期間發生的諸如丟失,損毀等賠償條款一些檔案外包中介機構只向客戶提供口頭上的承諾,存有“檔案一定不會丟失損毀”的僥幸心理,而當真的發生此類事件時,中介機構根本無力賠償,這些弊端直接導致企業陷入糾紛和訴訟。因此在選擇檔案管理公司時,要事無巨細,明確雙方權責。

  四、案例與反饋

  在選擇外包公司時,建議檔案管理部門要了解一下外包公司有多少成功案例,以此來判斷外包公司是否真正有能力承攬這項業務??紤]到不同行業檔案特點不同,因此條件允許的話,最好選擇有本行業相關服務經驗的公司來外包,如果有不同行業的排頭兵企業是最好的。

  眾所周知,外包公司為了獲取訂單,通常都會在宣傳方面絞盡腦汁塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現象看本質,深入了解外包公司的真實狀況,還得傾聽用戶方的真實感受。因此,選擇外包前,最好能聯系一、兩家接受過該公司加工服務的企業,聽聽他們的反饋的信息,比如,外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、經費結算是否合理、售后服務是否到位等等。檔案部門根據用戶反饋的意見,結合其它考察內容,綜合評價外包公司的服務質量,最終決定是否委托外包。

  綜上所述,企業在選擇檔案外包公司時,要建立一定的標準和必要的門檻,檔案管理外包不僅有利于企業自身的發展,也有利于檔案外包公司規范化發展。相信隨著相關法律法規的完善和行業發展的日趨成熟,檔案業務外包服務將在企業的檔案管理中發揮越來越大的作用。

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