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檔案整理,檔案整理及數字化服務方案

時間:2022-09-14 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  機關單位或者企業在長期的運轉中都會產生大量檔案,它們有些有重要價值,有些卻意義不大,但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理,是一定周期后必不可少的工作,那么,如何做好檔案整理工作呢?

檔案整理

  檔案整理歸檔工作

 ?。?、將全部文件收集起來

  文件歸檔工作是按一定周期進行的,可能是一年,也可能是一個季度,因此進行歸檔工作時,首先要以年或者季度為單位,將所有文件收集齊全,確保后期歸檔工作順利進行。

 ?。?、按照相關章程進行篩選

  一般來說,沒有當前和后期參考、使用或執行價值的文件無需保存,此類文件可以首先剔除并進行銷毀,剩余文件則可根據本機關單位關于文件歸檔管理的具體要求進行篩選。

 ?。?、劃分類別和級別

  篩選工作完成后,檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類,再按照上下級的隸屬關系進行縱向排列,無法劃分級別的文件,可酌情與本部門文件并列歸檔。

 ?。?、確定保管期限

  凡是在本機關實體及其職能上能構成全局程度影響的文件,均需要永久保存,其余歸檔文件可根據其價值的影響時長及相關規章制度來預留足夠的保管期限,不可過早銷毀。

 ?。?、修繕文件內容

  對于文件中存在的疏漏或損毀等情況,檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事,獲取正確內容并對文件進行修補增刪,另外還需要規范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

 ?。?、對文件進行編號

  檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序將關聯緊密的紙質文件先裝訂成一個基本單位,再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位,然后用歸檔章編號。

 ?。?、裝盒并編制檢索目錄

  按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄,文件依次裝盒,規范填寫檔案盒上各個項目并編號,編號要統一連貫,最后匯總所有文件目錄,方便后期快速查閱檔案。

檔案整理及數字化服務方案

  檔案整理及數字化服務方案

  組織業務和規模的發展過程中會產生大量的實物檔案資料,管理過程隨時都有可能出現“用的時候找不到、用完不還、機密文件丟失”等現象,管理起來工作量不小。

  近日,國家檔案局發布的《實物檔案數字化規范》規定了實物檔案數字化的組織與管理,確定了實物檔案數字化前處理、數字化采集、影像處理工作與實物檔案驗收、移交和入庫要求。

  中博奧-數字化檔案管理系統實現了將實物檔案進行數字化加工轉化數字檔案,對實體庫房中檔案進行出入庫、移庫、盤點等操作,實現實體庫房與數字庫房數據統一,高效查詢。

  中博奧實物檔案數字化管理方案

  實物檔案數字化加工

  規范要求:應采用有效的管理和技術手段,確保實物檔案數字化成果質量。實物檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規律,真實反映實物檔案的有關信息,最大程度地展現檔案原貌。

  實物檔案數字化過程中,應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。

  如何對于數字化加工成果進行精確分類,數字化的成果如何與實體檔案建立聯系以及數字化的成果怎樣才能更好的利用起來,中博奧協助組織實現實物檔案數字化加工。

  中博奧解決方案:

 ?。?、檔案梳理分類

  中博奧提供檔案管理分類制度、歸檔要求模板,幫助組織實現對紙質檔案的初步整理工作,補充檔案缺失信息,針對每個補充完整的檔案,形成目錄數據。

 ?。?、OCR識別

  中博奧可結合掃描儀,高拍儀等硬件設備對實物檔案進行掃描加工處理,處理過程中利用OCR識別技術,對檔案正文部分的內容進行識別,最終生成數字化的檔案文件或圖像文件,在檔案的檢索利用階段,可以直接通過關鍵字快速定位檔案。

 ?。?、數據管理

  中博奧可對整理后的檔案條目數據以及數字化加工處理后的成果文件進行進一步的檢查,最終將檔案條目數據批量導入系統,并將數字化成果與條目數據批量掛接,建立檔室元數據及電子文件之間的關聯,預置實物檔案存放位置信息,實現電子檔案與實物檔案的實時同步管理。

  庫房管理

  規范要求:應加強實物檔案數字化各環節的安全管理,確保檔案實體和檔案信息的安全。

  現在,還需要有相應的實體庫房對實體檔案進行統一存放和管理。

  中博奧解決方案:

  中博奧把實體庫房虛擬化,把紙制檔案和電子檔案一一對應,從而實現實物檔案、實體庫房的線上化管理。

  統一維護組織內部的實體庫房,包括庫房基本信息、區域、密集架等,在系統中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等,方便通過系統實現對于紙制檔室的流程化管理和操作記錄。

  為了解決實體檔案保管的問題,比如檢索不便,管理記錄混亂等,中博奧檔案管理庫助力組織實現檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數字化管理。

  檔庫房維護支持庫房、區域、密集架等設置,可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

  將庫房內部支持分隔成多個區域,每個可以設置多個不同等密集架,設置不同密集架的規格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽,便于后期掃碼上架操作。

 ?。n案庫房管理)

  能夠錄入庫房的溫濕度信息,系統提供標準接口,可與外部溫濕度傳感器對接,自動完成溫濕度采集工作。

  為了檔案庫房安全,保障檔案實體和信息安全,需要定期對檔案庫房進行檢查,需要將每次檢查結果錄入系統統一管理。

  因為檔案庫房專人管理,非工作人員允許不可隨意進入,日常管理要求堅持出入登記制度,隨時記錄利用崗外檔案工作人員出入庫情況。

  價值總結

  中博奧-數字化檔案管理系統協助組織實現實物檔案數字化,全面優化檔案管理,保障實物檔案與數字檔案安全。

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檔案整理檔案數字化

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